多任务管理的9个技巧 提高你的工作效率

首页>时尚>情感 发布时间:2019-01-09 00:00:00

当你渴望成长、拓展和享受生活时,你就希望自己尽可能地高效起来。而有了这些选择,我们就会在自己身上附加很多东西。所以,进入多任务管理模式,提高你的工作效率。

毫无疑问,这始于一种我们想要完成、建立或实现我们内心/大脑中的一些东西。但如果我们不够小心,很快就会被淹没在各种工作之中,延迟结果的产生,而不是我们自以为会提高效率。

在我们讨论如何提高工作效率之前,让我们先弄清楚多任务处理是什么意思。正如你所知道的,同时管理多个任务实际上会降低你的工作效率。

所以重点在于你对手头任务的专注程度。如果你的注意力很分散,那么完成任何事情都需要花更长的时间。

在亿万富翁加里•凯勒(Gary Keller)的《一件事》(The One Thing)一书中,他说:“非凡的成功是循序渐进的,而不是同时发生的。”

这意味你需要把注意力集中在少数重要的任务上,而不是琐碎的许多任务上,这样你才能够实现自己的目标。

你要明白,“多任务处理”是指你不得不做的许多任务,而不是去同时做它们。本文将介绍我们应该如何管理自己必须完成的多任务,以此在数量和质量上提高效率,从而达到我们的期望值。

1.调整你的期望

你承担的项目越多,需要管理的任务就越多。这是很简单的一个道理,但也是一个关键所在。我们大多数人都会承担很多事情,但却对自己能够完成的事情抱有不切实际的期望。

要知道,每个项目都会有很多超出我们预测范围之内的细节。如果你不小心,就会被淹没在你无法管理的任务中。

我二十多岁的时候就经常这样。觉得我所想的一切都是令人兴奋的。于是,我涉猎了很多想法,但我在还没有看到任何想要的结果时就开始继续了下一个了。从外表上看,我可能是在“一心多用”,但实际上我并没有达到任何我想要达到的目标。

尝试太多想法的缺点是,我开始认为自己是一个做不好任何事情的人。如果你有过这样的经历,你就会知道,当你无法将它们中的任何一个完成时,它就会侵蚀你的信心。

所以建议很重要,因为它会影响你处理其他任务的能力。务必做出明智的选择。

2.明智地选择

你很明白自己不可能做完所有的事情。但有没有想过你的极限是什么?事实上,它比你想象的还要少,所以在你承担任务之前务必做出明智地选择,以便在你付出的时间里产生更大/多的成果。

我在创业初期的时候,大部分工作都是自己做的。但随着我客户量的增长,我所承担的任务也在增加。我等待它们完成的时间太长了,以至于我的公司在这个过程中失去了增长的机会。

同时,它也给我个人造成了很大的压力,影响了我的专注度,也影响了我成长为更好的自己。我必须去关注那些能让公司增长的少数关键任务,必须明智地选择要把时间花在什么上面。

一旦你专注了那些重要的少数任务,那么你要么就放弃其他任务,要么就需要把它们外包给别人。

3.外包

专注于关键重要的事情,我的公司又开始了增长,但我发现自己却被埋在了更多的任务之中。

随着你工作效率的提高,你的待办事项肯定会随之增加。很明显,我没办法同时处理多项任务来摆脱这个困境并保持发展。所以我开始建立我的外包团队,我可以把自己不断增长的细节业务外包给他们。

这是一个很重要的建议,因为我们中的很多人从来不寻求帮助。因为当我们还是一个员工,为他人工作的时候,我们总是证明自己能做到这一切。

但如果你拥有自己的企业,你又会认为你负担不起这部分预算。所以,你才会埋头于细节之中,阅读有关于多任务处理的文章,希望能给你提供一些建议,以此来帮助你在已经超负荷的日程安排中完成更多工作。

随着越来越多的人才进入零工经济,将工作委托和外包给优异的承包商也变得非常容易了。在我的公司,几乎每天都会有一些业务外包出去。

你必须明白,并不是什么事情都需要你自己去做的;你甚至可以外包整个企业生态链,而且成本比你想象的要低得多。

此外,承担全部的工作而不是外包,反而会让你损失更多的成本。通过外包工作,你可以重新集中精力去管理那些重要任务的列表,而这些任务可以将指针指向你想要的结果。

4.列表管理

我比较喜欢把我的行动项目记在脑子里,直到它写满了,我才会把它写在我的日记或附近的便利贴上。但随着时间的推移,这些想法和待办事项会逐渐消失,迫使我不得不对每天出现的任何事情做出即时反应。当然,这并不是一件好事。

所以我需要一种更好的方法来管理我不断增长的任务列表,并保持精力集中处理。我的一个合作商一直在使用Trello来管理客户的项目,所以我也决定用它来存储我的待办事项列表。

怎么说呢,Trello还是很不错的,因为它很灵活。你可以随意创建上面的“看板”。不管是为客户、项目、团队乃至你自己。

在这个看板内,你还可以创建“列表”。我的团队通常会根据优先级级别来创建任务列表,比如“高优先级”、“中等优先级”和“低优先级”。

而对我来说有效的方法是根据时间列出清单。我的清单上会标有“今天”、“本周”、“本月”、“本季度”、“今年”和“未来”。之后我会根据需要关注的时间将产品和任务从这些不同的列表中移进移出。

我还在我的看板上创建了一个列表,上面写着“大脑转存”,每当我的脑子里写满事项后,我就可以快速的打开那个看板,转存我的想法或待办事项,然后将它们拖到相应的列表中。

在列表中,你还可以创建“卡片”。它允许你创建检查列表、截止日期、描述和注释等。其实就跟你用X-MIND做出的树状图一样,不过在于方便便捷且易于查看和存储。虽然我没有使用Trello的所有功能,但我觉得它能帮助我组织关于特定任务的想法,并在出现更多想法或项目时继续添加就已经足够了。

如果你想管理多个任务,有一个地方收集、组织和管理你的想法和待办事项是至关重要的。

当你管理你的待办事项清单时,就会看到很多类似的活动,这样你就可以把它们集中在一起,然后“批量”完成。

5.定量

在我创业的前几个月,我会一直做所有的事情。因为我想要弄清楚每个细节,并对紧急的事情做出反应。但是随着工作的继续,我发现某些类型的工作需要特定类型的注意力和精力。

比如回复电子邮件跟发布一个社交帖子是不同的,而更新Trello卡片又不同于花时间进行愿景和规划。

在这里,多任务处理模式的好处就显现出来了,它会将类似的任务集中到一个紧凑的时间框架中,这样你就可以分配精力去完成更多特定类型的任务了。

多任务处理是一种强有力的做法。你可以将一种类型的任务和另一种归类,然后分批开始。目标是增加产量,减少中断。

6.中断管理

干扰是影响工作效率的杀手之一。多任务处理无法与持续的中断相匹配,而通信可能是造成这种生产率下降的主要原因之一。无论你是在办公室和他人一起工作,还是独自在家,或是有一个团队,这都是适用的。

随着我们团队的成长,我们必须每天围绕项目和想法进行沟通。但讨论却常常从高效中被抽离。原因很简单,我每天要花一到两个小时来回复电子邮件、短信、社交软件等等。

虽然我们已经不断的简化沟通,但是我发现自己每小时还是会被卷入一些聊天话题中,手机上的通知也在不断在提醒。

我意识到,如果我陷入这个泥潭,那我就不能把注意力集中在重要的人/事上面了,所以我必须为自己和我的团队在如何以及何时使用这些沟通工具方面创造一些界限。

给你生活中的人设定界限,让他们知道你什么时候有空,什么时候你会回应他们的交流。在工作时间关闭手机上的推送通知或将手机设置为飞行模式。

并不是说你需要一整天都联系不上。只是在你需要集中注意力的时候保护自己的这段时间。

7.准备

我在与客户会面结束后批量处理所有工作的一项技巧是:打开电脑上的所有工具和选项卡,以便快速的完成任务。

事后看来,这可能很简单,但有时当我们要处理所有的任务时,我们就会以疯狂的速度从一个任务转移到另一个任务,并且不允许自己有时间做好准备去进入工作。

就我而言,多花了几分钟时间准备,却节省了我二十分钟的时间。

如果你要管理多个任务,那么提前准备这些任务将会提高你的效率。

8.营养

在我之前写的文章中,我谈到了营养对增强记忆的重要性。同样,营养也会影响工作表现和工作效率。

随着创业公司的发展,我的时间越来越紧张,我发现自己喝了更多的咖啡,吃了更多不健康的零食,吃了更少营养的食物。我也发现自己开始快乐的时间提前了一个小时,只是为了逃避脑海中所有的细节。

随着时间的推移,我的身体被打上了结。我的睡眠时间被打乱了,注意力被分散了。放下咖啡,享受快乐时光,做一些更积极主动的备餐工作,这些都能让我重新回到身体和头脑中去,帮助我更好地完成每天必须完成的任务。

营养不是多任务管理的常见秘诀,但是如果你想提高工作效率,这是非常必要的。

9.休息一会儿

我发现自己在不停地工作。事业心强是件好事,但是,我发现如果不休息一下,我就会在某一瞬间感到疲惫不堪。

我也注意到,当我真的下班休息后,我的头脑就会放松,为新的灵感和能量打开空间,让我重新集中精力,完成我需要处理的少数重要任务。

这就是为什么安排停机时间很重要。同样,这也不是常见的多任务处理建议,但是对于我们这些想要改变生活的人来说,我们理解并欣赏一种整体的方法来提高效率。

正如大多数人认为的那样,一心多用其实就是太忙了。但是,按顺序而不是同时地管理那些至关重要的少数任务,会让你获得那种能把你带到你想去的地方的工作效率。

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