如何才能有效的管理好过于繁重的工作?

首页>时尚>情感 发布时间:2019-01-22 14:39:00

临近春节,我们每个人都有很多事情要处理,都很忙。当你望着堆积如山的工作时,你可能觉得这不会很快结束,甚至会开始觉得有些可怕。

虽然是因为年根,你需要在返乡之前做完这么多,但平日里,可能你也面临着同样的问题。就比如现在,你可能答应了一些或很多的项目,但却担心自己无法按时交付。

那么这个时候,你可能就需要退后一步,深呼吸,开始看看什么是有效的,什么是无效的。

这里有13种方法可以让你从繁重的工作中解脱出来:

1.承认你不能做到所有的事情

我们中的许多人都倾向于认为自己能做的比实际做的要更多。于是,我们就承担了越来越多的项目和责任。

我们每个人都有能力承担比我们合理预期的更多的工作。然而,我们的工作量并非是一成不变的。即使是现在,当你阅读这篇文章的时候,你可能还在承担一些新的任务。

如果你想要取得一些真正有效的进展,那你就必须有勇气并权衡一下地说“这行不通”。承认你不可能做完所有的事情,然后寻找更好的解决方案。

在你生活中的任何时候,都可能有很多事情没有按照计划进行。你必须愿意对自己和身边的人诚实,告诉他们什么是对你个人和职业发展都没有好处的东西。

你越是运用能力让自己知道什么是有效的,什么是无效的,你进步的速度也就越快。

2.专注于你独特的优势

无论你是企业家、领导者还是团队中的一员,每个人都有自己独特的优势。挑战在于,很多人都会做一些他们并不擅长的事情。

在追求实现你的目标或交付一个项目的过程中,人们可能会自己去做每一件事,或者做一些不能发挥他们独特优势的事情。但这却会导致沮丧、不堪重负和过度工作。

这可能意味着由于知识的差距,项目需要更长的时间来完成,或者仅仅是没有利用与你一起工作的其他人的独特优势。

通常这不是关于如何更有效地完成这个项目,而是关于谁可以帮助快速交付这个项目。

那么,你的哪些独特优势将确保你的工作负载得到更有效的交付呢?这里有一些问题可以帮助你思考:

你是一个优异的战略制定者吗?你是一个优异的策划者吗?项目管理是你的强项吗?沟通和团结他人是你的强项吗?你是一个有想法的人吗?执行力是你的强项吗?

想想你怎样才能给你的工作和你承担的项目带来的价值。

3.利用你团队的优势

有效管理工作量简单的方法之一就是释放你的时间,这样你就能把你高的精力、注意力和强项投入到每一个项目中去。

授权或更好的团队合作是亘古不变的解决方案。

每个人都有独特的优势。所以重要的是要考虑团队合作,而不是孤立地工作,以确保项目能够有效地完成。

此外,每当你放弃一项不能发挥你独特优势的任务或项目时,你就打开了一个机会去做你更擅长的事情。这也将赋予你自己和你周围的人一些权力。

与其自己承担所有的责任,不如看看你可以和谁一起工作来达到更好的结果。

4.花时间规划

“给我六个小时来砍树,我会花前四个小时磨斧头”——亚伯拉罕·林肯

一个小时的有效计划可以节省几个小时的时间。与其匆匆忙忙地开始做项目,不如花点时间把每件事都计划好。

你可以花时间想想:

这个项目的目的是什么?它有多重要?它需要在什么时候交付?这个项目的好结果和差结果是什么?什么是关键绩效指标(KPI)?项目计划和关键里程碑是什么样子的?

谁负责这个项目?每个人的职责是什么?我可以加入其中去做些什么?审核标准是什么?我们可能面临哪些挑战,以及这些挑战的解决方案是什么?

对项目、项目可交付成果和你想要的结果具有的清晰性可以节省大量时间。它还能让你清楚地知道事情的轻重缓急和时间安排,这样你就能留出足够的时间来集中精力。

5.关注优先事项

并不是每件事都是优先考虑的,然而你可能每时每刻都是这么感觉的。无论你在做什么,总有紧急、重要或有价值的项目或任务。

你可以使用艾森豪威尔矩阵(下篇文章我们会具体讲到)来更大限度地提高你的工作效率,关注你重要的事情。这个对重要的事情采取行动的战略工具很简单。你可以根据四种可能性来区分你的行为:

紧急而重要的事情(你会立即完成的任务)。重要,但不紧急(你安排稍后做的任务)。紧急,但不重要(你将委托给其他人的任务)。既不紧急也不重要(你将消除的任务)。

使用的方法是列出当天的五大优先事项。然后从重要的优先事项开始。一天结束时,对照这些优先事项来评估绩效。

如果你没有完成所有的事情,那就从你的首要务开始第二天的工作。如果你在白天被分配了额外的任务/项目,那么你就需要评估它们相对于其他优先事项的重要性。

6.暂停

为了应对繁重的工作,抽出时间休息和恢复是很重要的。如果你的能量水平很高,你的头脑和身体都恢复了活力和警觉性,你就处于处理繁重工作的巅峰状态。

每天抽出时间去散步或锻炼身体。尽可能早地离开,花时间和那些能给你很多能量的人在一起。在这个背景下,睡个好觉和健康的饮食对增强大脑都是很重要的。

7.保持健康的工作和生活平衡

维持健康的工作与生活平衡可能很难。因为我们每个人所渴望的平衡彼此之间都有很大的不同。

我之前写了几篇关于工作与生活平衡的文章,旨在让你的生活更快乐、更高效。工作更长的时间或更努力并不意味着你就会获得更多,尤其是当你没有时间和重要的人在一起的时候。

作为一个人,你的品质,你所拥有的人际关系,你花在工作上的时间,决定什么是重要的完全在你的控制之内。

工作与生活的平衡就是要在你的内心中找到安宁,让自己全身心地投入到当下,无论你身在何处,无论是在办公室还是在家里,都是如此。这是关于选择什么是重要的,以此来创造你自己的平衡生活。

如果你觉得工作和生活没有足够的平衡,那么可能是时候做出改变了。

8.停止多任务处理

多任务处理就是一个传说。你的大脑不能通过一次做多件事来有效地工作——至少是不止一件需要集中注意力的事。

因此,列出你的优先事项列表(见前面的要点),先做重要的事情,然后继续下一项工作。

当你把你的注意力分散到许多不同的领域时,你不可能始终如一地提供高效率。你也不会全身心地投入到手头的任务或项目中。

如果你分配了固定的时间,并为具体的活动和承诺设定了严格的界限,你就不会对必须做的每件事而感到不堪重负或工作过度。

9.在时间区块中工作

为了保持精力充沛,达到更好的效果,有规律的休息是很重要的。我自己使用60-60-30的方法,也时常把它分享给我身边的人。

持续工作50分钟。然后休息10分钟。这可以是散步,吃健康的零食,或者只是和别人聊天。然后继续这个项目50分钟。然后再休息10分钟。

然后休息30分钟,从工作中解脱出来。这可能是到了午餐时间、一个快速简单的运动、阅读或散步的时间。只要抽出一些时间,你的精力水平就会提高,你的工作质量就会提高,你就会减少精力耗尽的风险。

10.摆脱分心

估计一下你平均每天会有多少次分心。现在把这个数乘以25。根据格洛丽亚·马克(Gloria Mark)在她关于被打断工作的成本的研究中指出,我们平均需要23分15秒的时间才能在被打断后回到原来的工作中。

“我们的研究表明,注意力分散会导致更高的压力、坏心情和更低的工作效率。”

分心不仅会占用你的时间,还会干扰你的精神层面,并持续25分钟左右。因此,如果你每天分心5次,你可能就会失去每天2个小时和每周10个小时的高效工作时间。

如果你有一个重要的项目要做,找一个你不会分心的地方。比如看看这个:容易分心?给你一份解决方案

11.把注意力集中在小任务上

你知道,有时候,你需要简单地处理这些任务并采取行动。但总是会有更紧迫的事情。

小任务往往会妨碍你重要的项目。它们会出现在你每天要做的事情清单上,但往往会因为更重要的事情或你对其不感兴趣而被遗忘。但它们也会消耗你的精神能量,扰乱你的思维。

所以,花一段特定的时间去完成你待办事项清单上的所有小任务。它会给让你安下心来,让你有更多的空间专注于更重要的事情。

12.花时间审计

你知道你每天的时间都花在哪里吗?你是否在某些项目和任务上花费了过多的时间,从而损害了更大的机会?

花点时间分析一下你的时间都花在了哪里。这可能会让你大吃一惊,让你清楚地开始调整你的时间和项目的重点。

你可以从拿一张纸开始,创建三列:

A栏是优先/重要的工作。B栏是常规工作。C栏是低价值的工作或事情。每天,写下这个项目或任务,以及花在每个项目或任务上的时间。将这些时间分配到其中一列。

在一周结束时,记录在每一列中所花费的总时间。如果你在某些类型的工作上花了太多的时间,那就改变一下,把你的注意力集中在B栏和C栏上。

13.保护你的信心

保护我们的信心是很重要的一件事情,这可以确保我们不会被打垮、感到压力和失去信心。

当你把自信作为一种日常资源时,你就能更好地解决问题,更快地学习,对任何事情做出反应,适应任何事情,并获得更大的机会。

自信让你有能力将恐惧转化为专注、放松的思考、沟通和行动。这是让你的大脑进入高效状态的关键。

当信心高涨时,你可以清楚地看到眼前的可能性,并制定策略来利用它们,或解决你每天所面临的挑战。

繁重的工作负担可能很难处理,会导致压力、倦怠和持续的挫败感。关键是要迎难而上,而不是任其发展,加重长期影响。所以,我希望你能对这些建议中的至少一条采取行动。

如果工作压力太大,对你的身心健康都造成了负面影响,也许是时候和某人谈谈了。与其独自应对,让自己不快乐、抱怨,达到你根本无法应付的地步,不妨为你自己的理智做出一些改变。

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