如何在10分钟内确定正确的优先级 让工作效率提高10倍

首页>时尚>情感 发布时间:2019-02-19 14:44:00

我们每天都有一大堆任务需要处理。重要的是,其中大部分任务要么是创造类型的,要么是解决类型的。尽管有大量的任务要处理,但我们仍旧可以保持创造性,并朝着目标不断努力前进。

那么如何做到这一点?

本篇文章中我将向你们展示如何通过设定正确的优先级来帮助团队在更短的时间内完成更多的事情。你只需要花几分钟时间阅读这篇文章,就可以在未来为你节省数千个小时。所以,让我们先从如何区分优先级的方法开始:

scale方法——Leon Ho几年前创建的一种生产力方法。如何使用“scale”方法进行优先级排序并以10倍的速度工作

几天前,我们的一位新文案过来找我,告诉我完成需要处理的许多任务有多么艰难,以至于她每次都需要坚持。

当一天结束的时候,她觉得自己做了很多事情,但却往往无法想出有创意的点子,也无法完成规定发表的文章量。

从她告诉我的情况来看,很明显,尽管她每天都在加班,但还是无法完成目标,以至于让她产生了自我怀疑。在她听了我的建议之后——我向她介绍了scale工作法——她的工作效率大幅提高,看起来是以下这样的:

她可以为文章提出三倍以上的创意点子;她能按时发表规定的所有文章;她可以每天按时完成所有的工作(不再加班!)。

想知道她是怎么做到的吗?阅读下面的步骤指南:

1.留出10分钟进行规划

当涉及到解决生产力问题时,在采取行动之前进行计划是很有意义的。然而,不要太专注于规划,以免陷入其中。

我的建议是给你自己一个具体的计划时间——但要保持简短。理想情况下,10到15分钟,就应该足以考虑你的计划。

利用这段时间:纵观大局。想想你现在需要/想要达到的目标。列出你需要做的所有任务。

2.让你的任务和你的目标保持一致

这是使scale方法有效的核心组件。它是这样工作的:看看你正在做的所有任务,并回顾它们的重要性。具体来说,通过成本和收益来衡量任务的重要性。

按成本,我指的是每个任务所需的努力(包括时间、金钱和其他资源)。收益是任务对你的目标的贡献有多大。

为了让你更容易做到这一点,我列出了以下四种组合,它们将使你能够快速、轻松地确定每个任务的优先级:低成本+高效益,首先完成这些任务,因为它们是容易完成的任务,但却能帮助你更接近你的目标。

批准为销售手册创作的公关品可能就属于这一类。你可以很容易地决定你是否喜欢这个作品/布局,但你的决定批准将触发传单的生产和随后的销售利益(发送给潜在的客户)。

高成本+高效益

把高成本的任务分解成小任务。换句话说,把大任务分解成小任务,花不到一个小时就能完成。然后重新评估这些小任务,并设置它们正确的优先级。

想象一下,如果你被要求为一种新的蛋白粉补充剂写一份产品发布计划。不要试图一次写完计划,而是要在不同的时间写不同的部分(例如,花30分钟写引言,1小时写正文,30分钟写结论)。

低成本+低效益

这个组合应该是您的低优先级。要么给自己10-15分钟来处理这个任务,要么把这些任务放在有价值的任务之间,作为一个有用的休息时间。

这些可能是必要的任务(例如,检查电子邮件等常规任务),但它们对实现你的目标没有多大帮助。把它们放在优先级列表的后。

高成本+低效益

检查这些任务是否真的有必要。如果你认为任务的完成是必须的,想办法降低成本。

例如,有什么工具或系统可以帮助你加速完成任务吗?在这个类别中,你可能会发现诸如检查和更新销售联系人电子表格之类的内容。在不出错的情况下,这可能也是一件费时费力的事情。然而,有很多应用程序可以让这个过程瞬间无缝。

现在,回到我之前提到的编辑,让我们看看她的典型的日常任务列表:

听了我的建议,她把高成本+高效益的任务分解成小任务。她的任务是这样的(按优先顺序):对于将文章推广到不同平台的任务,在评估了它的好处之后,我们决定只关注有效的平台——从而大大降低了相关的时间成本。

3.奖励提示:在截止日期前完成任务

一旦你评估了你的任务,你就会知道每一个任务的重要性。这将立即给你一个清晰的画面,哪些任务将帮助你实现更多(就实现你的目标而言)。然而,有时你无法决定每项任务的优先级,因为会有外部机构(如经理和代理机构)设定的期限。

在这些情况下该怎么办?

嗯,我建议在考虑到你当前任务的重要性和价值之后,将清单与截止日期对齐,并相应地调整优先级。例如,让我们再次深入那个文案的世界。

她编辑的一些文章需要在特定日期发表。Scales方法也允许这种情况的发生,在这种情况下,她修改后的任务列表是这样的:

希望您现在能够看到,评估任务的重要性以及如何将它们按优先级排序是多么容易。scale方法与你尝试过的其他方法不同,通过采用scale方法,你将开始正确地确定工作的优先级,重要的是——将你的生产力提高10倍!

不像其他方法不能真正解释如何决定一个任务的重要性,这个方法将帮助你把你的每个任务分为两部分:成本和收益。此方法也可以帮助你根据不同的成本和收益组合采取后续行动。

从现在开始,花10分钟来评估你的日常任务,以及它们如何与你的目标保持一致。一旦你有了这些信息,将你的任务放入优先级列表将会变得超级简单。剩下的就是,按照你的新清单开始下一个工作日。

相信我,一旦你开始使用scale方法,你就再也不想回到以前的工作方式了。

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