如何高效的工作:生产性工作的2个关键因素

首页>时尚>情感 发布时间:2019-02-19 14:47:00

有很多关于生产力的研究,但根据我的经验,大部分都是假的。那么如何才能高效地工作呢?高效率可以归结为两个关键点:优先级的排序,找到你的心流。

这两个是完全不同的技能,但是它们不可避免地相互影响着,因为磨练你的优先级能力可以提高你发现和保持心流的能力。因此,为了更大限度地提高效率,你必须有意识地去发展这两个技能。

以下是你为了提高效率应该做的事情:

1.使用艾森豪威尔矩阵更好地划分优先级

艾森豪威尔矩阵是一种工具,可以帮助你根据紧急性和重要性对任务进行优先排序。在工作日益繁忙的今天,我发现它非常有价值;

就好像我身边总是有一千起火灾在燃烧,但是使用这个工具可以帮助我决定自己应该扑灭哪些火灾,以及何时扑灭。

下面是矩阵分解的方式:紧急而重要的:你现在必须要做的任务,或者你必须马上去做的谈话和决定。

不紧急也不重要:需要规划和制定战略的项目,但可以推迟一段时间。你仍然需要为这些设定一个截止日期,并在你的日历上划出时间来专门处理它们,但你可能不需要在今天处理它们。

紧急而不重要的任务:必须完成但你可以委托给其他人的任务。思考:需要更新的文件、文档或流程——这需要快速完成,但并不一定需要你参与。

不重要也不紧急:把这些想法从你的待办事项列表中删除。或者,至少,这些任务应该推迟到所有其他重要的项目都被勾掉之后。这些任务可能是“有问题的”——但它们不紧急,也不是任务的关键。

这里关键的部分是决定哪些操作项必须由你完成,哪些可以委托。对很多人来说,都有一种感觉,所有紧急的事情都是重要的,所有重要的事情都必须由你自己来完成。

但是随着时间的推移——通过使用这个矩阵——你会意识到紧急和重要实际上是两个不同的限定词。有效的领导者是那些能够区分两者,并围绕着他们真正必须自己完成的任务来规划自己日子的人。

2.进入心流状态

与此同时,心流是你必须有意识地、亲自优化的东西。

心流这个概念是由美籍匈牙利心理学家米哈里·齐克森米哈伊(Mihaly Csikszentmihalyi)在1975年定义的。它的特征之一是完全沉浸于手头的活动或项目中。

这是大多数创意人士——无论是艺术家、工程师、作家还是设计师——坐下来开始工作时所追求的目标。或者,至少,这是他们在做出一些伟大的事情之后的表现。

如果你是某种创造者,无论你是否意识到,你都可能经历过。

在某种程度上,它感觉像是一种超级有效的自动驾驶状态,在这个自动驾驶状态中,文字或算法似乎会直接从你的大脑中通过手指跳到页面上,而你仅仅是勉强控制了这个过程。

但事情是这样的:强迫自己进入一种有可能进入心流状态的精神状态是具有挑战性的——事事实上,这是你需要积极地、有意识地优化的事情。

幸运的是,你可以采取一些步骤来增加进入心流状态的可能性。

以下是一些方法:留出时间“深入”,心流状态需要强烈、不间断的专注。这本身就需要你投资,以减少分心——尤其是那些不重要但可能很紧急的任务(艾森豪威尔矩阵的第3类)。

设定明确的目标

要进入心流状态,你必须专注于一个特定的目标——否则,你会发现自己会自然的分心。你不可能通过同时做三件事来进入心流状态。

充其量,你的注意力只会停留在这三个方面的表面水平上。

如何处理任务的自主权

自由选择是心流状态的一个组成部分。当你把重要的任务委派给队友时,这一点也很重要。如果项目是一个人需要投入到其流程中来完成的东西,你就需要确保他们自己投入了其中并积极地选择如何完成它。

这项任务不应过于具有挑战性或过于简单化。

正如我所提到的,当手头的项目让你感到厌烦或另一方面让你感到困惑时,进入心流状态是很困难的。它需要足够的挑战性才能有趣——有一个更佳点。再次强调,这一点在授权时也尤为重要。

获得反馈

你得到反馈的速度越快越好,无论是来自你的管理层、同事还是客户。事实上,即时反馈是电子游戏让人具有沉浸感和吸引力的原因。

在游戏中,几乎你所采取的每一个行动都有明确的正面或负面反馈。

小结

优先级和心流是密不可分的。

毕竟,脱离“心流”简单的方法就是被不重要的任务狂轰滥炸。这包括要求快速响应的电子邮件、来自团队成员的松散消息、来自未正确定义为“紧急”、“不紧急”的操作项的缓慢压力,等等。

在优化心流状态时,你必须保护自己不受这些风险的影响。

但是,同样的,这种技能来自于实践和有效地划分优先级——例如,为专注的、深入的工作留出时间,或者将可能分散注意力但重要的项目委派给其他团队成员。

这就是为什么你需要同时发展和培养这两种技能——为了你的团队和你自己的利益。

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