如何提高工作效率:9条基本原则!

首页>时尚>情感 发布时间:2019-04-09 15:10:00

有时候,我们会觉得完成某项任务似乎遥不可及。随着社交媒体、手机游戏和互联网的诱惑——不说办公室里人们的忙碌——我们很容易在工作中受到干扰和分心。

那么,我们能做些什么呢?如何提高工作效率?

虽然我们没有一个万无一失的方法可以完全消除干扰和娱乐,但我们有9条基本规则可以帮助你提高工作效率。

继续读下去,看看我们如何让自己在工作中更高效的建议。

高效意味着什么?

“如何在工作中提高效率?”这个古老的问题困扰着全世界的员工和雇主。不管你在哪里工作,做什么,每个人都在寻找新的方法来提高效率和效力。

但是,工作效率究竟意味着什么呢?

完成清单上更多的任务或工作更长的时间并不一定意味着你更有效率。这只是意味着你更忙,但工作效率不应该与忙碌混淆在一起。

效率意味着在尽可能短的时间内取得有效的结果,让你有更多的时间自由享受。

它意味着更聪明地工作,而不是更努力的工作。这意味着你需要改进自己,加快工作流程,减少中断的机会。

分析当前的工作方式,找出瓶颈、缺陷和障碍,然后寻找改进的方法,才能更好地提高工作效率。

如何在工作中高效的9条基本原则

1.避免多任务处理

多任务处理会给人留下这样的印象:当你同时做很多件事情时,就可以完成更多的工作。然而,事实正好相反。

研究表明,尝试同时做几件事只会降低你的工作效率,而且在不同任务之间切换可能还会耗费多达40%的额外时间。这是因为你的注意力和专注力经常因为在不同的任务之间切换而受到阻碍。

如果你有很多任务要做,确定你的优先级,为每个任务分配足够的时间。这样你就可以先处理紧急的事情,并有足够的时间完成剩下的任务。

2.关闭通知

据盖洛普民意测验显示,超过50%的智能手机用户承认他们每小时都会查看几次手机。在工作时间关掉手机——或者至少关掉你的通知——是防止你一直查看手机的好方法。

同样的道理也适用于你的电脑。如果你有权限访问你工作桌面上的社交媒体,关掉那里的通知。

另一个建议是先暂时退出你的社交媒体软件/网页上的账户。当你这样做的时候,只要你有查看的冲动,你就可能会动摇,因为重新访问页面和打开软件并不像看一眼那么简单。

3.管理中断

办公室里有一些不可避免的干扰,比如你的经理要求开个紧急会议,或者你的同事要求帮助。为了解决这个问题,方法是知道如何像专业人士一样处理干扰。

积极主动,告诉周围的人你需要集中注意力。在你的工作聊天应用上把你的状态设置为“忙/离线”。

如果你的任务已经快到了截止日期前,让你的同事知道你需要集中精力,并且希望暂时不要被打扰,或者在家工作,如果这是一个可行的选择的话。

通过预测和制定计划来管理它们,这将更大限度地减少你被打断的机会。

4.吃青蛙

马克·吐温曾经说过一句名言:“如果吃青蛙是你的工作,那么在早上的首事就是做它。如果你的工作是吃掉两只青蛙,先吃掉大的那一只。”

这意味着你应该首先完成你更大、更紧迫的任务。我们都有一些不想做但却必须做的重要任务,因为如果我们不完成它,就会带来很严重的后果。

“吃青蛙”是一种提高效率的基本方法,它鼓励你先完成重要、不受欢迎的任务。而在做其他事情之前完成这项特殊的任务会给你一种巨大的成就感。这将会让你接下来的一天都充满干劲,激励你积极完成其他的任务。

5.减少会议

会议会占用很多时间,而这些时间可以用来做一些更有用的事情。你必须等着每个人都来,然后在寒暄结束后,投入其中进行讨论/探讨。然而,在会议上解决一个问题可能需要整整一个小时。

另一种选择?根本不需要安排会议。你会发现有那么多事情都可以通过电子邮件或快速的电话来解决。

我并不是说你应该完全取消会议。在某些情况下,面对面的讨论和谈判仍然是必要的。只要确保你事先权衡了这些选择。

如果只是信息共享,你发一封电子邮件;但是如果需要头脑风暴或者深入讨论,那么面对面的会议是更好的。

6.利用工具

有合适的工具来工作是很重要的,因为你只有在拥有足够资源的情况下才能真正发挥作用。你不仅可以尽可能高效地完成任务,还能简化流程。而流程对于企业来说是必不可少的,因为它们会管理任务、保持员工之间的联系以及保存重要数据。

如果你是经理或企业主,确保你的团队有合适的效率工具。

如果你是一名员工,认为你目前必须使用的工具不太好,请让你的经理知道。一个好的团队领导者会理解拥有正确工具的重要性,以及它会如何影响员工的工作效率。

7.分离和组织

工作空间杂乱无章会限制你集中注意力的能力。据研究人员称,杂乱会对你集中注意力和吸收信息的能力产生负面影响。这就是为什么你需要保持自己工作环境井然有序的原因。没有混乱是很重要的。

确保你有自己的组织系统,这样你就知道当文件堆积如山时该怎么做。

有条理也能确保你在需要的时候知道在哪里可以找到合适的文具、工具或文件。一项研究表明,上班族平均每年要浪费一周的时间去寻找乱放的东西。

8.休息一下

定期休息对保持工作效率至关重要。在电脑前工作可能会导致久坐不动的生活方式,这会使你患心脏病、糖尿病和肥胖的风险更高。即使是30秒的微休息也能让你的工作效率提高30%。

除了身体健康,休息对你的精神和情感健康也很重要。这是因为你的大脑就像一块肌肉,不间断地工作越多,就越容易疲劳。

确保你真正休息一下可以防止你患上决策疲劳,还可以帮助你提高创造力。

9.喝水

尽管我们知道应该这样做,但在工作日我们还是很容易忘记喝足够多的水。

我们中的许多人会选择茶或咖啡,因为咖啡因可以让我们坚持工作下去。然而,像休息一样,喝水对于保持工作效率水平也是必不可少的。而且它简单有效。

不喝足够的水会导致脱水,还会导致头痛、疲劳和体重增加。避免脱水的一个好建议是在办公桌上放一个水瓶,因为它可以提醒你要经常喝水。

如果你觉得水的味道有点淡,加入一些水果,如黄瓜或柠檬,让它有更好的味道。您还可以在这里获得更多关于如何多喝水的想法:如何多喝水(以及为什么你应该多喝水)

小结

以上9条关于如何在工作中富有成效的基本规则并不是重要的。关于如何提高和保持生工作效率,你和你工作的公司可能会有其他建议。

毕竟,根据具体的工作和工作环境,你可以对它有不同的理解。

然而,这9条基本规则可以为那些发现自己屈服于干扰和分心,并正寻找克服它们的方法的人提供一个很好的基础。

要记住,改变不会在一夜之间发生。从小处着手,保持一致,持之以恒。如果你摔倒了,只要掸掉身上的灰尘,再试一次就好。

养成习惯是循序渐进的,所以只要你坚持下去,你很快就会开始注意到你所做的改变,并享受到胜利的果实。

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